Всегда иметь под рукой нужные бумаги, суметь найти необходимый документ за несколько минут – ценное качество для любого специалиста, вне зависимости от того, ставит ли он апостиль минюст либо руководит отделом продаж крупной компании. Однако каждый по своему опыту знает, насколько быстро растут горы бумаг на рабочем столе и как сложно избавиться от них, даже делая регулярные чистки.

А между тем, исследователи утверждают, что рациональная работа с документами позволит намного повысить производительность труда и скажется на эффективности решения любых задач.

Как же нужно оптимально организовать «бумажную» работу? Прежде всего, обратите внимание на расположение мебели в вашем кабинете. Стеллажи с папками установлены в дальнем углу и вам часто приходится подбегать к ним? Не проще ли переставить шкаф ближе к вашему рабочему столу? Вы очень быстро оцените эффективность этой простой меры.

В западных компаниях принято хранить документы в прозрачных файлах с подписанными корешками, поместив их в глубокие ящики. Подумайте, может, и для вас такая система будет очень удобной.

Для срочной документации очень удобно пользоваться настенными карманами. Сюда можно поместить и прибывшую корреспонденцию, и перевод с тайского рекламных материалов. Конечно, эти документы необходимо регулярно приводить в порядок, раскладывая их по соответствующим папкам.

Очень удобно и такое приспособление как держатель для журналов, оно помогает экономии места и облегчает систематизацию периодических журналов.

Приготовьтесь к ревизии всех накопленных бумаг. Прежде всего, вам нужно избавиться от ненужного хлама, как например рекламных буклетов десятилетней давности, черновиков писем и отчетов за прошедшие года и т.д.

Все что осталось, разместите в специальные папки. Совсем не обязательно в одну из них помещать входящую корреспонденцию, а в другую переводы, которые сделал переводчик болгарского или английского языка. Можно применить тематический признак, объединив в одно целое всю переписку, отчеты, документы по куплям-продажам, связанных с каким-либо определенным вопросом.

Если вам приходится одновременно следить за многими вопросами, вы можете дополнительно рассортировать папки по категориям, отметив их полосками яркой бумаги (красной – для документов по рекламе, синей – по персоналу и т.д.) В этом случае, найти нужную бумагу станет намного легче.

Даже претворив в жизнь эти элементарные правила, вы убедитесь, насколько эффективнее станет ваша работа. Главное, не забывать поддерживать порядок, периодически устраивая «чистки» и оптимизируя свой труд.

Материалы по теме